สรุปบทที่ 4 การพัฒนาระบบสารสนเทศ

             การพัฒนาระบบสารสนเทศ เป็นงานใหญ่ที่เกี่ยวข้องทั้งในด้านงบประมาณ ทรัพยากรขององค์การ และระยะเวลา แต่สิ่งสำคัญอันดับแรกที่จะช่วยให้การพัฒนาระบบประสบความสำเร็จคือผู้ใช้ระบบจะต้องให้ข้อมูลแก่ทีมงานพัฒนาระบบในด้านต่างๆ คือ สารสนเทศที่หน่วยงานต้องการผู้ใช้ต้องการให้ระบบมีความสามารถอย่างไร และปัญหาหรือความไม่พอใจในระบบปัจจุบัน ตัวอย่างเช่น ระบบปัจจุบันไม่ตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้อย่างแท้จริง ระบบปัจจุบันมีขั้นตอนในการทำงานที่ยุ่งยากและซับซ้อน และระบบปัจจุบันมีการทำงานที่ผิดพลาดบ่อยครั้ง โดยที่การพัฒนาระบบให้ประสบความสำเร็จนั้นขึ้นอยู่กับปัจจัยดังต่อไปนี้

              1. ผู้นำและผู้ใช้ระบบมีส่วนร่วมตลอดกระบวนการ

              2. การวางแผนพัฒนาระบบถูกดำเนินการอย่างถูกวิธี

              3. มีแนวทางที่แน่นอนในการออกแบบและทดสอบ

              4. เอกสารที่ใช้ประกอบในกระบวนการพัฒนาระบบมีความสมบูรณ์

              5. มีการวางแผนและการฝึกอบรมผู้ใช้ระบบที่ดี

              6. มีการตรวจสอบหลังการติดตั้งระบบใหม่เป็นระยะ

              7. มีการวางแผนให้มีกระบวนการในการบำรุงรักษาที่ง่าย

              8. การเตรียมความพร้อมสำหรับอนาคต โดยเฉพาะการพัฒนาระบบ

       ในการพัฒนาระบบ นักวิเคราะห์ระบบ หรือที่เรียกว่า SA นั้น มีบทบาทสำคัญเป็นอย่างมากในการพัฒนาระบบ ซึ่งนอกจากบทบาทสำคัญของนักวิเคราะห์ระบบคือ ที่ปรึกษา ผู้เชี่ยวชาญ และตัวแทนการเปลี่ยนแปลง ดังที่กล่าวมาแล้วนั้น หน้าหลักของนักวิเคราะห์ระบบคือ  การวางแผน การวิเคราะห์ระบบ และการออกแบบระบบ อีกทั้งในระหว่างการพัฒนาระบบสารสนเทศนักวิเคราะห์ระบบมีหน้าที่สำคัญที่จะต้องดำเนินการอีกหลายหน้าที่ เช่น ติดต่อประสานงานกับผู้ใช้ระบบในหน่วยงานต่างๆ รวบรวมข้อมูลของระบบเดิมเพื่อให้ทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้น ทำการออกแบบการทำงานของระบบใหม่ และนักวิเคราะห์เปรียบเทียบค่าใช้จ่ายกับผลประโยชน์ที่จะได้รับ เป็นต้น

       โดยปกติทีมงานพัฒนาระบบประกอบด้วยบุคคลต่อไปนี้ คณะกรรมการ ผู้จัดการระบบสารสนเทศ ผู้จัดการโครงการ นักวิเคราะห์ระบบ นักเขียนโปรแกรม เจ้าหน้าที่รวบรวมข้อมูล และผู้ใช้และผู้จัดการทั่วไป โดยที่การพัฒนาระบบจะสามารถทำได้อยู่ 4 วิธีคือ วิธีเฉพาะเจาะจง วิธีสร้างฐานข้อมูล วิธีจากล่างขึ้นบน และวิธีจากบนลงล่าง

        การพัฒนาระบบสารสนเทศจะมีกระบวนการที่ใหญ่แบ่งออกได้เป็นหลายขั้นตอน การที่จะพัฒนาระบบให้ได้มีประสิทธิภาพ ทีมพัฒนาระบบจะต้องเข้าใจถึงขั้นตอนของกระบวนการพัฒนาเป็นอย่างดี เพื่อให้รู้ถึงหน้าที่และความรับผิดชอบของทีมงานแต่ละคน ซึ่งกระบวนการพัฒนาระบบนั้นสามารถแบ่งออกได้เป็น 5 ขั้นตอนคือ

                1. การสำรวจเบื้องต้น

                2. การวิเคราะห์ความต้องการ

                3. การออกแบบระบบ

                4. การจัดหาอุปกรณ์ของระบบ

                5. การติดตั้งระบบและการบำรุงรักษา

         ซึ่งการพัฒนาระบบสารสนเทศให้มีประสิทธิภาพ จะต้องมีกระบวนการหรือขั้นตอนในการพัฒนาระบบที่ดี โดนวงจรการพัฒนาระบบจะเป็นวงจรที่แสดงถึงกิจกรรมต่างๆ ในแต่ละขั้นตอนตั้งแต่เริ่มต้นจนกระทั่งสิ้นสุดกระบวนการ ซึ่งมีรูปแบบที่นิยมใช้ดังนี้ รูปแบบน้ำตก รูปแบบวิวัฒนาการ รูปแบบค่อนเป็นค่อนไป และรูปแบบเกลียว นอกจากนี้ในขั้นตอนของการปรับเปลี่ยนระบบ ทีมงานพัฒนาระบบจึงควรเลือกแนวทางที่เหมาะสมในการเปลี่ยนแปลงจากระบบหนึ่งไปสู่อีกระบบหนึ่ง ซึ่งการปรับเปลี่ยนระบบ สามารถกระทำได้ 4 วิธีดังนี้ การปรับเปลี่ยนโดยตรง การปรับเปลี่ยนแบบขนาน การปรับเปลี่ยนแบบเป็นระยะ และการปรับเปลี่ยนแบบนำร่อง

                                     

บทที่ 4 การพัฒนาระบบสารสนเทศ

1. ผู้ใช้มีความสำคัญต่อการพัฒนาระบบสารสนเทศอย่างไรบ้าง

 ตอบ      ผู้จัดการที่ควบคุมและดูแลระบบสารสนเทศขององค์การและ/หรืเจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติงานกับระบบสารสนเทศ ผู้ใช้จะเป็นบุคคลที่ใช้งานและปฏิสัมพันธ์กับระบบสารสนเทศโดยตรง เช่น จัดเก็บ ปรับปรุง ประมวลผลข้อมูล และนำข้อมูลมาใช้งาน เป็นต้น

2. ปัจจัยที่ช่วยให้การพัฒนาระบบสารสนเทศประสบความสำเร็จมีอะไรบ้าง

ตอบ       การพัฒนาระบบสารสนเทศให้สำเร็จต้องพิจารณาปัจจัยดังต่อไปนี้

1. ผู้ใช้ระบบ สมควรต้องมีส่วนร่วมตลอดกระบวนการพัฒนาระบบ โดยเฉพาะผู้นำหรือบุคคลที่มีบทบาทสำคัญและมีอำนาจในกลุ่มผู้ใช้

 2. การวางแผน ระบบงานที่มีประสิทธิภาพจะเกิดจากการวางแผนการพัฒนาระบบอย่างรอบคอบและเป็นขั้นตอนที่ชัดเจน เพราะการวางแผนที่เป็นหลักประกันในระดับหนึ่งว่า ระบบที่พัฒนาขึ้นจะสำเร็จลุล่วงด้วยดี

 3. การทดสอบ ทีมงานพัฒนาระบบต้องการออกแบบกระบวนการดำเนินงานของระบบที่กำลังศึกษา

 4. การจัดเก็บเอกสาร การพัฒนาระบบต้องมีระบบจัดเก็บเอกสารที่สมบูรณ์ ชัดเจนถูกต้อง ง่ายต่อการค้นหาและอ้างอิง

 5. การเตรียมความพร้อม มีการวางแผนสร้างความเข้าใจและฝึกอบรมผุ้ใช้ระบบ

 6. การตรวจสอบและประเมินผล โดยดำเนินการเป็นระยะๆ ภายหลังจากติดตั้งระบบเพื่อที่จะพิจารณาว่าระบบสารสนเทศใหม่มีความสมบูรณ์

7. การบำรุงรักษา ระบบสารสนเทศที่ดีไม่เพียงแต่สามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเท่านั้น

8. อนาคต เตรียมพร้อมสำหรับพัฒนาการในอนาคต ทีมงานพัฒนาระบบสมควรออกแบบระบบให้มีความยืดหยุ่นและสามารถที่จะพัฒนาในอนาคต

3. หน้าที่สำคัญของนักวิเคราะห์ระบบในการพัฒนาระบบสารสนเทศมีอะไรบ้าง

ตอบ         นักวิเคราะห์มีหน้าที่สำคัญที่จะต้องดำเนินการอีกหลายหน้าที่ดังนี้

                 1. ติดต่อประสานงานกับผู้ใช้ระบบในหน่วยงานต่างๆ

                 2. รวบรวมข้อมูลของระบบเดิมเพื่อให้ทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้น

                 3. วางแผนในแต่ละขั้นตอนของงานให้สอดคล้องกับความต้องการในปัจจุบัน

                 4. ทำการออกแบบการทำงานของระบบใหม่ให้ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ระบบ

                 5. วิเคราะห์เปรียบเทียบค่าใช้จ่ายกับผลประโยชน์ที่จะได้รับ

                 6. วิเคราะห์ข้อกำหนดด้านฐานข้อมูล

                 7. ทำเอกสารประกอบในแต่ละขั้นตอนของการวิเคราะห์ระบบโดยละเอียด

                 8. กำหนดลักษณะของเครือข่ายที่ใช้ในการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์

                 9. สร้างแบบจำลองของโปรแกรมที่พัฒนาขึ้น

               10. ติดตั้งและทำการปรับเปลี่ยนระบบ

               11. จัดทำแบบสอบถามถึงผลการดำเนินงานของระบบใหม่

               12. บำรุงรักษาและประเมินผลการปฏิบัติงานของระบบ

               13. เป็นผู้ให้คำปรึกษา ผู้ประสานงาน และผู้แก้ปัญหา ให้แก่ผู้ใช้ระบบและทุกคนที่เกี่ยวข้องกับระบบ

4. ทีมงานพัฒนาระบบสารสนเทศมีลักษณะอย่างไร ประกอบด้วยบุคคลใดบ้าง เพราะเหตุใดจึงต้องปฏิบัติงานร่วมกัน

ตอบ       ทีมงานพัฒนาระบบ เป็นกลุ่มบุคคลที่มีหน้าที่และความรับผิดชอบ และ/หรือมีส่วนเกี่ยวข้องในกระบวนการพัฒนาระบบ ปกติทีมงานพัฒนาระบบจะประกอบไปด้วยบุคคลดังต่อไปนี้

                1. คณะกรรมการดำเนินงาน

                2. ผู้จัดการระบบสารสนเทศ

                3. ผู้จัดการโครงการ

                4. นักวิเคราะห์ระบบ

                5. นักเขียนโปรแกรม

                6. เจ้าหน้าที่รวบรวมข้อมูล

                7. ผู้ใช้และผู้จัดการทั่วไป

5. วิธีพื้นฐานที่ใช้ในการพัฒนาระบบสารสนเทศมีกี่วิธี อะไรบ้าง

ตอบ        มี    4   วิธีดังต่อไปนี้

                1. วิธีเฉพาะเจาะจง

                2. วิธีสร้างฐานข้อมูล

                3. วิธีจากล่างขึ้นบน

                4. วิธีจากบนลงล่าง

6. การพัฒนาระบบสารสนเทศประกอบด้วยกี่ขั้นตอน อะไรบ้าง

 ตอบ      5   ขั้นตอนดังต่อไปนี้

                1. การสำรวจเบื้องต้น

                2. การวิเคราะห์ความต้องการ

                3. การออกแบบระบบ

                4. การจัดหาอุปกรณ์ของระบบ

                5. การติดตั้งระบบและการบำรุงรักษา

7. ทีมงานพัฒนาระบบสมควรต้องทำอะไรบ้างในขั้นสำรวจเบื้องต้น

ตอบ       เป็นขั้นตอนแรกของการวิเคราะห์และพัฒนาระบบสารสนเทศ โดยผู้พัฒนาระบบจะสำรวจหาข้อมูลในประเด็นต่างๆ เกี่ยวกับระบบงาน ได้แก่ ปัญหาที่เกิดขึ้นในปัจจุบัน ความเป็นไปได้ของการพัฒนาระบบที่ต้องการ

8. ทีมงานพัฒนาระบบสมควรต้องทำอะไรบ้างในขั้นวิเคราะห์ความต้องการ

ตอบ      เป็นขั้นตอนที่มุ่งเจาะลึกลงในรายละเอียดที่มากกว่าขั้นสำรวจเบื้องต้น โดยเฉพาะในประเด็นที่เกี่ยวข้องกับความต้อการของผู้ใช้

9. ทีมงานพัฒนาระบบสมควรต้องทำอะไรบ้างในขั้นออกแบบระบบ

 ตอบ       ทีมงานพัฒนาระบบจะทำการออกแบบรายละเอียดในส่วนต่างๆ ของระบบสารสนเทศ ได้แก่ การแสดงผลลัพธ์ การป้อนข้อมูล กระบวนการเก็บรักษา การปฏิบัติงาน และบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับระบบใหม่ เพื่อเป็นแนวทางในการจัดหาอุปกรณ์ต่างๆ

10. ทีมงานพัฒนาระบบสมควรต้องทำอะไรบ้างในขั้นจัดหาอุปกรณ์ของระบบ

ตอบ       ทีมงานพัฒนาระบบจะต้องกำหนดส่วนประกอบของระบบทั้งในด้านของอุปกรณ์และชุดคำสั่ง ตลอดจนบริการต่างๆ ที่ต้องการจากผู้ขาย

11. ทีมงานพัฒนาระบบสมควรต้องทำอะไรบ้างในขั้นติดตั้งระบบและการบำรุงรักษา

ตอบ       ทีมงานพัฒนาระบบจะควบคุมและดูแลติดตั้งอุปกรต่างๆ ของระบบใหม่ โดยดำเนินการด้วยตัวเองหรือจ้างผู้รับเหมา ทีมงานพัฒนาระบบต้องทดสอบการใช้งานว่า ระบบใหม่สามารถปฏิบัติงานได้ตรงตามวัตถุประสงค์และรูปแบบที่ได้ทำการออกแบบไว้หรือไม่

12. รูปแบบของวงจรการพัฒนาระบบที่นิยมใช้ในปัจจุบันมีกี่รูปแบบ อะไรบ้าง จงอธิบาย

 ตอบ        4     วิธีดังต่อไปนี้

                1. รูปแบบน้ำตก

                2. รูปแบบวิวัฒนาการ

                3. รูปแบบค่อนเป็นค่อนไป

                4. รูปแบบเกลียว

13. การปรับเปลี่ยนระบบมีกี่วิธี อะไรบ้าง จงอธิบาย

ตอบ       4   วิธีดังต่อไปนี้

                   1. การปรับเปลี่ยนโดยตรง

                  2. การปรับเปลี่ยนแบบขนาน

                  3. การปรับเปลี่ยนแบบเป็นระระ

                  4. การปรับเปลี่ยนแบบนำร่อง

                           

สรุปบทที่ 3 ระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

            เราสามารถกล่าวได้ว่าหน้าที่หลักของ  MIS   คือ   การเก็บรวบรวมข้อมูลจากทั้งภายในและภายนอกองค์การมาไว้อย่างเป็นระบบ เพื่อทำการประมวลผลและจัดรูปแบบข้อมูลให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสม และจัดพิมพ์เป็นรายงานส่งต่อให้ผู้ใช้ เพื่อช่วยให้การตัดสินใจและบริหารงานของเขาให้มีประสิทธิภาพ        

1. ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ   (Transaction Processing System) หรือที่เรียกว่า TPS   หมายถึง   ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นเพื่อให้ทำงานเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานภายในองค์การ         

2. ระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการ (Management Reporting System) หรือที่เรียกว่า MRS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อรวบรวม ประมวลผล          

3. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Supporting System) หรือที่เรียกว่า DSS   หมายถึง    ระบบสารสนเทศที่จัดหารหรือจัดเตรียมข้อมูลสำคัญสำหรับผู้บริหาร         

 4. ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information System) หรือที่เรียกว่า OIS    หมายถึง   ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อช่วยให้การทำงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพโดย OIS

ความต้องการใช้งานสารสนเทศที่หลากหลายในองค์การ ทำให้ระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการแตะละประเภทจะมีวัตถุประสงค์ ส่วนประกอบ และการใช้งานที่แตกต่างกัน นอกจากนี้แต่ละระบบยังทวีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจมากขึ้นเรื่อยๆ ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ หรือที่เรียกว่า TPS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น โดยใช้เครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลักของระบบ เพื่อให้ทำงานเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานภายองค์การมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

ระบบจัดทำรายงานเพื่อการจัดการ        ผู้จัดการเป็นบุคคลสำคัญของแต่ละหน่วยงาน เนื่องจากผู้จัดการจะมีหน้าที่ในการวางแผนจัดระบบงาน และควบคุมให้งานบรรลุผลตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ โดยผู้จัดการต้องตัดสินใจในปัญหา หรือทางเลือกในการดำเนินงานของหน่วยงาน แต่ผู้จัดการส่วนใหญ่จะมีเวลาจำกัดในการตัดสินใจ ระบบจัดทำรายงานเพื่อการจัดการหรือ MRS เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อรวบรวมและประมวลผลข้อมูล สำหรับจัดทำเป็นรายงานเสนอต่อผู้จัดการ เพื่อช่วยให้เขาสามารถตัดสินใจในปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพ

ประเภทของรายงาน       รายงาน (Report) เป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นโดยรวบรวมข้อมูลสำคัญในแต่ละเรื่อง เพื่อใช้ประกอบการปฏิบัติงานของผู้ใช้หรือการตัดสินใจของผู้บริหาร ปกติผู้จัดการต้องการรายงานในเรื่องต่าง ๆ เช่น ยอดขาย สินค้ารับคืน หรือต้นทุนการดำเนินงาน เป็นต้น เพื่อใช้ประกอบการบริหารงานให้มีประสิทธิภาพ โดยที่เราสามารถแบ่งรายงานที่ผลิตโดย MRS ออกได้เป็น 4 ประเภท รายงานเป็นรูปแบบสำคัญในการจดบันทึก ส่งผ่าน และอ้างอิงข้อมูลภายในขององค์การ ในอดีตการจัดทำรายงานจะใช้ระยะเวลาและแรงงานมาก แต่ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้การจัดทำรายงานมีประสิทธิภาพ ช่วยให้ผู้บริหารสามารถใช้เวลาและข้อมูลให้เกิดประโยชน์ ในการทำงานอย่างเต็มที่คุณสมบัติของสารสนเทศในระบบจัดทำรายงาน ผู้จัดการส่วนมากจะมีงานที่หลากหลาย แต่มักจะมีเวลาที่จำกัดในการแก้ปัญหา จึงมีความต้องการสารสนเทศที่ชัดเจน เข้าใจง่าย และสะดวกต่อการใช้งาน ดังนั้นรายงานที่ออกโดยระบบจัดทำรายงานสำควรจะบรรจุไปด้วยสารสนเทศที่มีคุณภาพ และเป็นที่ต้องการของผู้จัดการหรือผู้ใช้ ซึ่งสารสนเทศที่มีคุณภาพควรจะประกอบไปด้วยคุณสมบัติ ต่อไปนี้         

1. ตรงประเด็น (Relevance) ประโยชน์ต่อเรื่องที่ผู้บริหารกำลังทำการตัดสินใจอยู่         

2. ความถูกต้อง (Accuracy)

3. ถูกเวลา (Timeliness)

4. สามารถพิสูจน์ได้ (Verifiability)

ประเภทของงานสำนักงาน

1. การตัดสินใจ (Decision Making)

2. การจัดการเอกสาร (Document Handling)

3. การเก็บรักษา (Storage)

4. การจัดเตรียมข้อมูล (Data Manipulation)

5. การติดต่อสื่อสาร (Communication)

อ้างอิง  http://learnmis.net/

                                 

บทที่ 3 ระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

1. จงตอบคำถามข้อย่อยต่อไปนี้

1.1 อธิบายความหมายของระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ (TPS)         

ตอบ       ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อให้ทำงานเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานภายในองศ์การ โดยใช้เครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์ เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลักของระบบ โดยที่ TPS จะช่วยสนับสนุนให้การดำเนินงานในแต่ละวันขององศ์การเป็นไปอย่างเรียบร้อยและเป็นระบบ โดยเฉพาะปัจจุบันที่การดำเนินงานในแต่ละวันมักจะเกี่ยวข้องกับข้อมูลเป็นจำนวนมาก อีกทั้งยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถเรียกสารสนเทศมาอ้างอิงอย่างสะดวกและถูกต้องในอนาคต

 1.2 หน้าที่หลักของ TPS มีอะไรบ้าง

 ตอบ       TPS   มีหน้าที่หลัก    3   ประการ ดังต่อไปนี้    

                           1. การทำบัญชี

                           2. การออกเอกสาร

                           3. การทำรายงานควบคุม

1.3 อธิบายส่วนประกอบของวงจรการทำงานของ TPS ว่าแตกต่างจากระบบจัดออกรายงานสำหรับการจัด MRS อย่างไร

ตอบ         1. การป้อนข้อมูล

                 2. การประมวลผล

                 3. การปรับปรุงข้อมูล

                 4. การผลิตรายการ

                 5. การให้บริการ

2. จงตอบคำถามข้อย่อยต่อไปนี้

2.1 อธิบายความหมายของระบบจัดทำรายงานเพื่อการจัดการ (MRS)

ตอบ        MRS   หมายถึง   ระบบสารสนเทศที่ถูกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อรวบรวมประมวลผล จัดระบบ และจัดทำรายงานหรือเอกสาร สำหรับช่วยในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการบริหาร โดยที่ MRS จะจัดทำรายงานหรือเอกสาร และส่งต่อไปยังฝ่ายจัดการตามระยะเวลาที่กำหนด หรือตามความต้องการของผู้บริหารเนื่องจากรายงานที่ถูกจัดทำอย่างเป็นระบบจะช่วยให้บริหารงานมีประสิทธิภาพ

2.2 รายงานที่ออกโดยระบบ MRS มีกี่ประเภท และอะไรบ้าง จงอธิบายอย่างละเอียด

ตอบ          MRS    แบ่งออกได้เป็น   4   ประเภทดังต่อไปนี้

1. รายงานที่ออกตามตาราง (Schedule Report) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นตามระยะเวลาที่กำหนดแน่นอน เช่น ประจำวัน ประจำสัปดาห์ หรือประจะเดือน เป็นต้น

 2. รายงานที่ออกในกรณีพิเศษ (Exception Report) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นเมื่อมีสิ่งผิดปกติหรือปัญหาเฉพาะหน้าเกิดขึ้น และทำการตัดสินใจแก้ไขและควบคุมผลประโยชน์ขององศ์การ เช่น รายชื่อลูกค้าที่ค้างชำระ เป็นต้น

3. รายงานที่ออกตามความต้องการ (Demand Report) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นตามความต้องการของผู้บริหาร ซึ่งรายงานตามความต้องการจะแสดงข้อมูลเฉพาะเรื่องที่ผู้บริหารต้องการทราบ เพื่อให้ผู้บริหารเกิดความเข้าใจในปัญหาและสามารถตัดสินใจอย่างเหมาะสม

4. รายงานที่ออกเพื่อพยากรณ์ (Predictive Report) เป็นรายงานที่ใช้ข้อสารสนเทศช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหาร การพยากรณ์จะอาศัยเทคนิคการวิเคราะห์ทางสถิติและคณิตศาสตร์ หรือที่เรียกว่า การวิจัย

2.3 สิ่งที่ควรมีในรายงานที่ออกโดยระบบ MRS มีอะไรบ้าง

ตอบ          1. การวางแผน

                  2. การตรวจตอบ

                  3. การควบคุมการจัดการ

 2.4 คุณสมบัติที่ดีของระบบ MRS มีอะไรบ้าง จงอธิบายอย่างละเอียด

ตอบ           1. ตรงประเด็น (Relevance) รายงานที่ออกควรที่จะบรรลุด้วยสารสนเทศที่เป็นที่ต้องการหรือเป็นประโยชน์ต่อเรื่องที่ผู้บริหารกำลังทำการตัดสินใจอยู่

                  2. ความถูกต้อง (Accuracy) รายงานที่บรรลุด้วยสารสนเทศที่ถูกต้อง ไม่มีข้อผิดพลาด และเป็นที่เชื่อถือได้ของผู้บริหาร

                  3. ถูกเวลา (Timeliness) รายงานที่ออกควรจะบรรลุสารสนเทศที่ทันสมัยและทันเวลาเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจที่กำลังกระทำอยู่ในขณะนั้น

                  4. สามารถพิสูจน์ได้ (Verifiability) รายงานที่ออกควรบรรลุสารสนเทศที่สามารถตรวจสอบแหล่งที่มาว่า เป็น   ข้อมูลจากแหล่งใด และมีความน่าเชื่อถือเพียงใด

3. จงอธิบายความหมายของระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (DEE)

 ตอบ            ระบบสารสนเทศที่จัดหาหรือจัดเตรียมข้อมูลสำคัญสำหรับผู้บริหาร เพื่อจะช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือเลือกโอกาสที่เกิดขึ้น ปกติปัญหาของผู้บริหารจะมีลักษณะที่เป็นกึ่งโครงสร้าง และไม่มีโครงสร้างซึ่งยากต่อการวางแนวทางรองรับหรือแก้ปัญหาที่จะเกิดขึ้นในอนาคต

4. จงตอบคำถามข้อย่อยต่อไปนี้

4.1 อธิบายความหมายของระบบสารสนเทศสำนักงาน (OIS)

 ตอบ           ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อช่วยให้การทำงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพ โดย OIS จะประกอบขึ้นจากเทคโนโลยีสารสนเทศและเทคโนโลยีเครื่องใช้สำนักงานที่ถูกออกแบบให้ปฏิบัติงานร่วมกัน เพื่อให้การปฏิบัติงานในสำนักงานเกิดผลสูงสุด

4.2 อธิบายหน้าที่ของระบบจัดการเอกสารในระบบสารสนเทศสำนักงาน พร้อมยกตัวอย่าง

 ตอบ          ระบบจัดการเอกสาร (Document Management System) ถูกพัฒนาขึ้นให้มีหน้าที่ดูแลเกี่ยวกับการจัดทำ กระจาย และเก็บรักษาเอกสารต่างๆ ภายในองศ์การ โดยระบบจัดการเอกสารจะประกอบไปด้วยเครื่องมือสำคัญดังต่อไปนี้

                    - การประมวลคำ

                    - การผลิตเอกสารหลายชุด

                    - การออกแบบเอกสาร

                    - การประมวลรูปภาพ

                    - การเก็บรักษา

4.3 อธิบายหน้าที่ของระบบควบคุมข่าวสารในระบบสารสนเทศสำนักงาน พร้อมยกตัวอย่าง

 ตอบ       ระบบควบคุมและส่งผ่านข่าวสาร (Message-Handling System) เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อควบคุมการกระจายและการใช้งานข่าวสารในสำนักงาน โดยการจักการข้อมูลให้เป็นระบบ ซึ่งประกอบด้วยรูปแบบในการส่งผ่านข่าวสารที่สำคัญดังต่อไปนี้

                    - โทรสาร

                    - ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์

                    - ไปรษณีย์เสียง

4.4 อธิบายหน้าที่ของระบบการประชุมทางไกลในระบบสารสนเทศในสำนักงาน พร้อมยกตัวอย่าง

ตอบ        ระบบประชุมทางไกล (Teleconferencing) เป็นระบบเชื่อมโยงบุคคลตั้งแต่ 2 คน ซึ่งอยู่กันคนละที่ ให้สามารถประชุมหรือโต้ตอบกันได้ โดยไม่จำเป็นต้องเดินทางไปอยู่ในสถานที่เดียวกัน ระบบประมวลทางไกลแบ่งออกเป็น 5 ประเภทดังไปนี้

                    - การประชุมทางไกลที่ใช้ทั้งภาพและเสียง

                    - การประชุมทางไกลใช้เฉพาะเสียง

                    - การประชุมโดยใช้คอมพิวเตอร์

                    - โทรทัศน์ภายใน

                    - การปฏิบัติงานผ่านระบบสื่อสารทางไกล

 4.5 อธิบายหน้าที่ของระบบสนับสนุนการทำงานสำนักงานในระบบสารสนเทศสำนักงาน พร้อมยกตัวอย่าง

ตอบ         ระสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงาน (Office Support System) เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อช่วยให้พนักงานในสำนักงานเดียวกันใช้เทคโนโลยีที่มีอยู่ในสำนักงานให้เกิดประโยชน์ในการทำงานร่วมกันอย่างเต็มที่ ซึ่งจะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการลงทุน และช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ โดยที่เราสามารถแบ่งระบบสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงานออกได้เป็นหลายระบบดังต่อไปนี้

                    - ชุดคำสั่งสำหรับกลุ่ม

                    - ระบบจัดระเบียบงาน

                    - คอมพิวเตอร์ช่วยในการออกแบบ

                    - การนำเสนอประกอบภาพ

                    - กระดานข่าวสารในสำนักงาน

                                              

สรุปบทที่ 2 ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

               ข้อมูล   (Data)    หมายถึง     ค่าความจริง ซึ่งแสดงถึงความเป็นจริงที่ปรากฏขึ้น เช่น ชื่อพนักงานและจำนวนชั่วโมงการทำงานในหนึ่งสัปดาห์, จำนวนสินค้าที่อยู่ในคลังสินค้า เป็นต้น ข้อมูลมีหลายประเภท เช่น ข้อมูลตัวเลข ข้อมูล ตัวอักษร ข้อมูลรูปภาพ ข้อมูลเสียงและข้อมูลภาพเคลื่อนไหว ซึ่งข้อมูลชนิดต่างๆ เหล่านี้ใช้ในการนำเสนอค่าความจริงต่างๆ โดยค่าความจริงที่ถูกนำมาจัดการและปรับแต่งเพื่อให้มีความหมายแล้ว จะเปลี่ยนเป็นสารสนเทศ

              สารสนเทศ   (Information)   หมายถึง     กลุ่มข้อมูลที่ถูกจัดการตามกฎหรือ ถูกกำหนดความสัมพันธ์ให้ เพื่อให้ข้อมูลเหล่านั้นเกิดประโยชน์หรือมีความหมายเพิ่มมากขึ้น ประเภทของสารสนเทศขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลที่มีอยู่ ตัวอย่างเช่น จำนวนยอดขายของตัวแทนจำหน่ายแต่ละคนในเดือนมกราคมจัดเป็นข้อมูล เมื่อนำมาประมวลผลรวมกันทำให้ได้ยอดขายรายเดือนของเดือนมกราคม ทำให้ผู้บริหารสามารถนำยอดขายรายเดือนมาพิจารณาว่ายอดขายเป็นไปตามวัตถุประสงค์ขององค์กรหรือไม่ได้ง่ายขึ้น ยอดขายรายเดือนนี้จึงจัดเป็นสารสนเทศ หรือตัวอย่าง เช่น ตัวเลข 1.1, 1.5, และ 1.6 จัดเป็นข้อมูลตัวเลข เนื่องจากเป็นค่าความจริงซึ่งยังไม่สามารถแปลความหมายใดๆ ได้แต่ข้อมูลเหล่านี้จัดเป็นสารสนเทศเมื่ออยู่ในสภาพแวดล้อมที่บ่งบอกความหมายของข้อมูลได้มากขึ้น เช่น เมื่อกล่าวว่า ตัวเลขเหล่านี้คือยอดขายประจำเดือนมกราคม กุมภาพันธ์และมีนาคม โดยมีหน่วยเป็นหลักล้าน จะทำให้ตัวเลขทั้ง 3 มี ความหมายเกิดขึ้น หรืออาจกล่าวได้ว่ายอดขายเฉลี่ยระหว่างเดือนมกราคมถึงมีนาคมมีค่าเท่ากับ 1.4 ล้าน จัดเป็น สารสนเทศที่เกิดขึ้นจากข้อมูลตัวเลข

            การจัดการ   (Management)   หมายถึง     การบริหารอย่างมีระบบ ซึ่งประกอบด้วยการกำหนดเป้าหมายและ ทิศทางขององค์กรและการปฏิบัติเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น ซึ่งจะต้องมีการวางแผน การจัดการ การกำหนดทิศทางและการควบคุมเพื่อให้เกิดการใช้ทรัพยากรได้อย่างเหมาะสม

แนวคิดของระบบและการทำตัวแบบ

           ระบบ  (System)   หมายถึง      กลุ่มส่วนประกอบหรือระบบย่อยต่างๆที่มีการทำงานร่วมกัน เพื่อให้ ประสบผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ โดยส่วนประกอบและความสัมพันธ์ระหว่างส่วนประกอบต่างๆ ในระบบ จะเป็นตัวกำหนดว่าระบบจะสามารถทำงานได้อย่างไร เพื่อให้ผลลัพธ์ที่ได้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ โดยระบบแต่ละระบบถูกจำกัดด้วยขอบเขต (System Boundary) ซึ่งจะเป็นตัวแยกระบบนั้นๆ ออกจากสิ่งแวดล้อม

ประเภทของระบบ

          1. ระบบอย่างง่าย(Simple) และระบบที่ซับซ้อน (Complex

          2. ระบบเปิด(Open) และระบบปิด (Close)

          3. ระบบคงที่ (Static) และระบบเคลื่อนไหว (Dynamic)

          4. ระบบที่ปรับเปลี่ยนได้ (Adaptive) และระบบที่ปรับเปลี่ยนไม่ได้ (Nonadaptive)

          5. ระบบถาวร (Permanent) และระบบชั่วคราว (Temporary)

ประสิทธิภาพของระบบ

             ประสิทธิภาพของระบบสามารถวัดได้หลายทาง ได้แก่  ประสิทธิภาพ (Efficiency) คือการวัดสิ่งที่ถูกผลิตออกมา หารด้วยสิ่งที่ถูกใช้ไป สามารถแบ่งช่วงจาก 0 ถึง 100% ตัวอย่างเช่น ประสิทธิภาพของเครื่องมอเตอร์เครื่องหนึ่งคือพลังงานที่ผลิตออกมา (ในรูปของงานที่ทำเสร็จ) หารด้วยได้พลังงานที่ใช้ไป (ในรูปของไฟฟ้าหรือเชื้อเพลิง) เครื่องมอเตอร์บางเครื่องมีประสิทธิภาพ 50% หรือน้อยกว่า เนื่องจากพลังงานสูญเสียไปในการเสียดทาน และกำเนิดความร้อน   

            ประสิทธิผล  (Effectiveness)   คือ        การวัดระดับการประสบผลสำเร็จตามเป้าหมายของระบบ สามารถคำนวณได้ด้วยการ หารสิ่งที่ได้รับจากการประสบผลสำเร็จจริง ด้วยเป้าหมายรวม เช่น บริษัทหนึ่งมีเป้าหมายในการลดชิ้นส่วนที่เสียหาย 100 หน่วย เมื่อนำระบบการควบคุมใหม่มาใช้อาจจะช่วยให้บรรลุเป้าหมายนี้ได้ ถ้าระบบควบคุมใหม่นี้สามารถลดจำนวนชิ้นส่วนที่เสียหายได้เพียง 85 หน่วย ดังนั้นระดับของประสิทธิผลของระบบควบคุมนี้จะเท่ากับ 85%

อ้างอิง    http://learnmis.net/