ผู้บริหารต้องคำนึงถึงความสอดคล้องระหว่างการดำเนินธุรกิจเทคโนโลยีและการตัดสินใจที่ต้องกระทำอย่างสอดคล้องกัน ปัจจุบันผู้บริหารต้องประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศและการตัดสินใจทางธุรกิจขององค์การอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้เกิดวิสัยทัศน์และสร้างโอกาสในการประยุกต์ให้เกิดประโยชน์สูงสุดแก่ องค์การผู้บริหารต้องสามารถจัดการกับเทคโนโลยีอย่างมีประสิทธิภาพ
ซึ่งสามารถแบ่งเป็นขั้นตอนดังต่อไปนี้
1. กำหนดกลยุทธ์องค์การที่ให้ความสำคัญกับเทคโนโลยีสารสนเทศ
2. กำหนดแผนงานสารสนเทศระดับองค์การและการดำเนินงานกำหนดโครงสร้างหน่วยงานสารสนเทศ
3. พัฒนาโครงสร้างพื้นฐานด้านสารสนเทศขององค์การ (information system infrastructure) เช่น อุปกรณ์ ชุดคำสั่ง ระบบสื่อสารและจัดการข้อมูลระบบสำนักงานอัตโนมัติซึ่งมีบทบาทสำคัญในการกำหนดศักยภาพและความยืดหยุ่นในการปรับตัวของงานสารสนเทศในองค์การ
4. กำหนดรายละเอียดการดำเนินงานภายในองค์การ พร้อมทั้งพัฒนาทรัพยากรบุคคลให้มีความพร้อมต่อการประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศ ให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุดแก่องค์การ
ระบบสารสนเทศทางธุรกิจ (business information systems) เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อสนับสนุนให้การดำเนินงานของธุรกิจให้ ดำเนินการอย่างเป็นระบบโดยถูกออกแบบและพัฒนาให้ปฏิบัติงานตามหน้าที่ทางธุรกิจ ตลอดจนช่วยส่งเสริมให้ทั้งองค์การสามารถประสานงานและใช้ข้อมูลร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพทั้งในระดับปฏิบัติงานและระดับบริหาร โดยเราสามารถจำแนกระบบสารสนเทศตามหน้าที่ทางธุรกิจตามหน้าที่ดังต่อไปนี้
1. ระบบสารสนเทศด้านการบัญชี (accounting information system)
2. ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (financial information system)
3. ระบบสารสนเทศด้านการตลาด (marketing information system)
4. ระบบสารสนเทศด้านการผลิตและการดำเนินงาน (production and operationsinformation system)
5. ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล (human resource information system)
ระบบสารสนเทศด้านการบัญชี ปัจจุบันงานของนักบัญชีมีการเปลี่ยนแปลงจากเดิมอย่างมากเนื่องจากเทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัยทำให้มีการพัฒนาชุดคำสั่งสำเร็จรูป หรือชุดคำสั่งเฉพาะสำหรับช่วยในการเก็บรวบรวมและประมวลผลข้อมูล ซึ่งจะช่วยลดระยะเวลาและเพิ่มความถูกต้องในการทำงานแก่ผู้ใช้ทำให้นักบัญชีมีเวลาในการปฏิบัติงานเชิงบริหารมากขึ้น เช่น การออกแบบและพัฒนาระบบงานพัฒนาระบบงบประมาณและระบบข้อมูลสำหรับผู้บริหารเป็นต้นโดยที่ระบบสารสนเทศด้านการบัญชี (accounting information systems) หรือที่เรียกว่า AIS จะเป็นระบบที่รวบรวมจัดระบบ และนำเสนอสารสนเทศทางการบัญชีที่ช่วยในการตัดสินใจแก่ผู้ใช้สารสนเทศทั้งภายในและภายนอกองค์การโดยระบบสารสนเทศทางการบัญชีจะให้ความสำคัญกับสารสนเทศที่สามารถวัดได้ หรือ การประมวลผลเชิงปริมาณมากกว่าการแก้ปัญหาเชิงคุณภาพโดยระบบสารสนเทศด้านการบัญชีจะมีส่วนประกอบหลัก 2 ส่วนคือ
1. ระบบบัญชีการเงิน (financial accounting system) บัญชีการเงินเป็นการบันทึกรายการคำที่เกิดขึ้นในรูปตัวเงินจัดหมวดหมู่รายการต่าง ๆ สรุปผลและตีความหมายในงบการเงิน ได้แก่ งบกำไรขาดทุน งบดุล และงบกระแสเงินสดโดยมีวัตถุประสงค์หลักคือ นำเสนอสารสนเทศแก่ผู้ใช้และผู้ที่สนใจข้อมูลทางการเงินขององค์การ
2. ระบบบัญชีบริหาร (managerial accounting system) บัญชีบริหารเป็นการนำเสนอข้อมูลทางการเงินแก่ผู้บริหารเพื่อใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ ระบบบัญชีจะประกอบด้วยบัญชีต้นทุนการงบประมาณและการศึกษาระบบ
ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (financial system) จะเกี่ยวกับสภาพคล่อง (liquidity) ในการดำเนินงาน เกี่ยวข้องกับการจัดการเงินสดหมุนเวียน ถ้าธุรกิจขาดเงินทุน อาจก่อให้เกิดปัญหาขึ้นทั้งโดยตรงและทางอ้อมโดยที่การจัดการทางการเงินจะมีหน้าที่สำคัญ 3 ประการ ดังต่อไปนี้
1. การพยากรณ์ (forecast) การศึกษาวิเคราะห์การคาดการณ์การกำหนดทางเลือกและการวางแผนทางด้านการเงินของธุรกิจ เพื่อใช้ทรัพยากรทางการเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุดโดยนักการเงินสามารถใช้ หลักการทางสถิติและแบบจำลองทาง คณิตศาสตร์มาประยุกต์การพยากรณ์ทางการเงินจะอาศัยข้อมูลจากทั้งภายในและภายนอกองค์การตลอดจนประสบการณ์ของผู้บริหารในการตัดสินใจ
2. การจัดการด้านการเงิน (financial management) เกี่ยวข้องกับเรื่องการบริหารเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด เช่น รายรับและรายจ่ายการหาแหล่งเงินทุนจากภายนอก เพื่อที่จะเพิ่มทุนขององค์การโดยวิธีการทางการเงิน เช่น การกู้ยืม การออกหุ้นหรือตราสารทางการเงินอื่นเป็นต้น
3. การควบคุมทางการเงิน (financial control) เพื่อติดตามผลตรวจสอบและประเมินความเหมาะสมในการดำเนินงานว่าเป็นไปตามแผนที่กำหนดหรือไม่ตลอดจนวางแนวทางแก้ไขหรือปรับปรุงให้การดำเนินงานทางการเงินของธุรกิจมีประสิทธิภาพโดยที่การตรวจสอบและการควบคุมการทางการเงิน
ธุรกิจสามารถจำแนกออกเป็น 2 ประเภทดังต่อไปนี้
- การควบคุมภายใน (internal control)
- การควบคุมภายนอก (external control)
ระบบสารสนเทศด้านการตลาด (marketing) ด้านการตลาดจะรับผิดชอบในการกระจายสินค้าและบริการไปสู่ลูกค้า ตั้งแต่การศึกษา และวิเคราะห์ความต้องการการวางแผนและการสร้างความต้องการ ตลอดจนส่งเสริมการขายจนกระทั้งสินค้าถึงมือลูกค้าปกติการตัดสินใจทางการตลาด จะเกี่ยวข้องกับการจัดส่วนประสมทางการตลาด (marketing mix) หรือส่วนประกอบที่ทำให้การดำเนินงานทางการตลาดประสบความสำเร็จ ซึ่งประกอบด้วยปัจจัยหลัก 4 ประการ ได้แก่ ผลิตภัณฑ์ (product) ราคา (price) สถานที่ (place) และการโฆษณา(promotion) หรือที่เรียกว่า 4Ps โดยสารสนเทศที่นักการตลาดต้องการในการวิเคราะห์วางแผนตรวจสอบ และควบคุมให้แผนการตลาดเป็นไปตามที่ต้องการมาจากแหล่งข้อมูลดังต่อไปนี้ 1. การปฏิบัติงาน (operations) เป็นข้อมูลที่แสดงถึงยอดขายและการดำเนินงานด้านการตลาด ตลอดช่วงระยะเวลาที่ผ่านมาโดยข้อมูลการปฏิบัติงานจะเป็นข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงานที่ช่วยในการตรวจสอบควบคุมและวางแนวทางปฏิบัติให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้นในอนาคต
2. การวิจัยตลาด (marketing research) เป็นข้อมูลที่ได้จากการศึกษาและวิเคราะห์ข้อมูลทางการตลาดโดยเฉพาะพฤติกรรมและความสัมพันธ์ของผู้บริโภคที่มีต่อผลิตภัณฑ์หรือบริการของธุรกิจโดยนักการตลาดจะทำการวิจัยบนสมมติฐานและการเก็บข้อมูลจากกลุ่มตัวอย่างปกติข้อมูลในการวิจัยตลาดจะได้มาจากการรวบรวมข้อมูลปฐมภูมิ เช่น การสังเกต การสัมภาษณ์และการใช้แบบสอบถามการวิจัยตลาดช่วยผู้บริหารในการวางแผนและการตัดสินใจทางการตลาด แต่อาจมีข้อจำกัดของความถูกต้องและความน่าเชื่อถือในการอธิบายพฤติกรรมของกลุ่มเป้าหมาย
3. คู่แข่ง (competitor) คำกล่าวที่ว่า “ รู้เขารู้เรารอบร้อยครั้งชนะทั้งร้อยครั้ง ” แสดงความสำคัญที่ธุรกิจต้องมีความเข้าใจในคู่แข่งขันทั้งด้านจำนวนและศักยภาพโดยข้อมูลจากการดำเนินงานของคู่แข่งขันช่วยให้ธุรกิจสามารถวางแผนการตลาดอย่างเหมาะสมปกติข้อมูลจากคู่แข่งขันจะมีลักษณะไม่มีโครงสร้างไม่เป็นทางการและมีแหล่งที่มีไม่ชัดเจน เช่น การทดลองใช้สินค้าหรือบริการการสัมภาษณ์ลูกค้าและตัวแทนจำหน่าย การติดตามข้อมูลในตลาด และข้อมูลจากสื่อสารมวลชนเป็นต้น
4. กลยุทธ์ขององค์การ (corporatestrategy) เป็นข้อมูลสำคัญทางการตลาดเนื่องจากกลยุทธ์จะเป็นเครื่องกำหนดแนวทางปฏิบัติของธุรกิจและเป็นฐานในการกำหนดกลยุทธ์ทางการตลาดขององค์การ
5. ข้อมูลภายนอก (externaldata) การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นทางเศรษฐกิจการเมืองสังคมและเทคโนโลยี ซึ่งจะส่งผลต่อโอกาสหรืออุปสรรคของธุรกิจโดยทำให้ความต้องการของผู้บริโภคที่มีต่อผลิตภัณฑ์หรือบริการของลูกค้าขยายหรือหดตัวตลอดจนสร้างคู่แข่งขันใหม่หรือเปลี่ยนขั้นตอนและรูปแบบในการดำเนินงานสารสนเทศด้านการตลาดอาจจะมีความแตกต่างกันตามประเภทของธุรกิจ เราสามารถจำแนกระบบย่อยของระบบสารสนเทศด้านการตลาดได้ดังต่อไปนี้
1. ระบบสารสนเทศสำหรับการขาย สามารถแบ่งออกเป็นระบบย่อย 3 ระบบ
ดังต่อไปนี้ ระบบสารสนเทศสำหรับสนับสนุนการขายจะรวบรวมข้อมูลต่างๆ เพื่อสนับสนุนการดำเนินงานของฝ่ายขาย เพื่อให้การขายเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพซึ่งข้อมูลที่ระบบต้องการจะเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่จะทำการขายรูปแบบราคาและการโฆษณาต่างๆเพื่อดึงดูดความสนใจของลูกค้านอกจากนี้อาจเกี่ยวกับช่องทางและวิธีการขายสินค้าผ่านตัวแทนจำหน่ายในเรื่องของความสัมพันธ์ระหว่างบริษัทกับลูกค้าตลอดจนคู่แข่งของผลิตภัณฑ์ที่จะขายและจำหน่ายสินค้าคงคลังของบริษัทระบบสารสนเทศสำหรับวิเคราะห์การขายจะรวบรวมสารสนเทศในเรื่องของกำไรหรือขาดทุนของผลิตภัณฑ์ความสามารถของพนักงานขายสินค้ายอดขายของแต่ละเขตการขาย รวมทั้งแนวโน้มการเติบโตของสินค้าซึ่งสามารถหาข้อมูลได้จากรายงานต่างๆ เช่นรายงานการขาย รายงานของต้นทุนสินค้าและวัตถุดิบเป็นต้นระบบสารสนเทศสำหรับการวิเคราะห์ลูกค้าจะช่วยในการวิเคราะห์ลูกค้าเพื่อให้ทราบถึงรูปแบบของการซื้อและประโยชน์ที่ลูกค้าจะได้รับเพื่อที่ธุรกิจจะสามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ
2. ระบบสารสนเทศสำหรับการวิจัยตลาด สามารถแบ่งออกเป็นระบบย่อยตาม
หน้าที่ได้ 2 ระบบดังต่อไปนี้
ระบบสารสนเทศสำหรับการวิจัยลูกค้า การวิจัยลูกค้าจะต่างกับการวิเคราะห์ลูกค้าตรงที่ว่าการวิจัยลูกค้าจะมีขอบเขตของการใช้สารสนเทศกว้างกว่าการวิเคราะห์ลูกค้าโดยการวิจัยลูกค้าจะต้องการทราบสารสนเทศที่เกี่ยวกับลูกค้าในด้านสถานะทางการเงินการดำเนินธุรกิจความพอใจรสนิยมและพฤติกรรมการบริโภค
ระบบสารสนเทศสำหรับการวิจัยตลาด การวิจัยตลาดจะให้ความสำคัญกับการหาขนาดของตลาดของแต่ละผลิตภัณฑ์ที่จะนำออกจำหน่ายซึ่งอาจครอบคลุมทั้งในระยะสั้นและระยะยาวหลังจากนั้นก็จะกำหนดส่วนแบ่งตลาดของผลิตภัณฑ์เพื่อทำการวางแผนกำหนดเป้าหมายกำหนดกลยุทธ์และวางแผนกลยุทธ์สารสนเทศที่เป็นที่ต้องการของการวิจัยตลาดคือสภาวะและแนวโน้มทางเศรษฐกิจยอดขายในอดีตของอุตสาหกรรมหรือผลิตภัณฑ์ชนิดเดียวกันในตลาดรวมทั้งสภาวะการแข่งขันของผลิตภัณฑ์นี้ด้วย
3. ระบบสารสนเทศสำหรับการส่งเสริมการขาย เป็นระบบที่ให้ความสำคัญกับแผนงานทางด้านการโฆษณาและส่งเสริมการขายโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อส่งเสริมการขายเพิ่มยอดขายสินค้าและเพิ่มส่วนแบ่งการตลาดให้สูงขึ้นสารสนเทศที่เป็นที่ต้องการคือยอดขายของสินค้าทุกชนิดในบริษัทเพื่อให้รู้ว่าสินค้าใดต้องการแผนการส่งเสริมการขายและสารสนเทศที่เกี่ยวกับผลกำไรหรือขาดทุนของสินค้าแต่ละชนิด เพื่อให้ความสำคัญกับสินค้าตัวที่ทำกำไร
4. ระบบสารสนเทศสำหรับการพัฒนาผลิตภัณฑ์และบริการ เป็นระบบสารสนเทศที่วิเคราะห์ถึงความเป็นไปได้ของผลิตภัณฑ์ใหม่ๆลักษณะและความต้องการของลูกค้าต่อผลิตภัณฑ์ใหม่หรือผลิตภัณฑ์ที่เป็นที่ต้องการของลูกค้าแต่ยังไม่มีตลาดโดยสารสนเทศที่เป็นที่ต้องการของระบบได้แก่ยอดขายของผลิตภัณฑ์ประเภทเดียวกันในอดีตเพื่อให้ทราบถึงขนาดและลักษณะของตลาด และการประมาณการต้นทุนเพื่อตอบคำถามให้ได้ว่าสมควรที่จะออกผลิตภัณฑ์ใหม่หรือไม่
5. ระบบสารสนเทศสำหรับพยากรณ์การขาย เป็นระบบที่ใช้ในการวางแผนการขาย แผนการทำกำไรจากสินค้าหรือบริการในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่งของบริษัทซึ่งจะส่งผลไปถึงการวางแผนการผลิตการวางกำลังคน และงบประมาณที่จะใช้เกี่ยวกับการขายโดยสารสนเทศที่เป็นที่ต้องการคือ ยอดขายในอดีตสถานะของคู่แข่งขันสภาวการณ์ของตลาดและแผนการโฆษณา
6. ระบบสารสนเทศสำหรับการวางแผนกำไร เป็นระบบสารสนเทศที่ให้ความสำคัญกับการวางแผนทำกำไรทั้งในระยะสั้นและระยะยาวของธุรกิจโดยสารสนเทศที่เป็นที่ต้องการคือสารสนเทศจากการวิจัยตลาดยอดขายในอดีตสารสนเทศของคู่แข่งขันการพยากรณ์การขายและการโฆษณา
7. ระบบสารสนเทศสำหรับการกำหนดราคา การกำหนดราคาของสินค้านับว่าเป็นจิตวิทยาอย่างหนึ่งทางการตลาดเพราะต้องคำนึงถึงความต้องการของลูกค้าคู่แข่งขันกำลังซื้อของลูกค้าโดยปกติแล้วราคาสินค้าจะตั้งจากราคาต้นทุนรวมกับร้อยละของกำไรที่ต้องการโดยสารสนเทศที่ต้องการได้แก่ตัวเลขกำไรของผลิตภัณฑ์ในอดีตเพื่อทำการปรับปรุงราคาให้ได้สัดส่วนของกำไรคงเดิมในกรณีที่ต้นทุนมีการเปลี่ยนแปลง
8. ระบบสารสนเทศสำหรับการควบคุมค่าใช้จ่ายบุคคล ที่เป็นผู้ควบคุมสามารถควบคุมได้โดยดูจากรายงานของผลการทำกำไรกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงหรือสาเหตุของการคลาดเคลื่อนของค่าใช้จ่ายค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับการขายรวมถึงค่าใช้จ่ายต่างๆเช่นเงินเดือนค่าโฆษณาค่าส่วนแบ่งการขายเป็นต้นปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศได้เข้ามามีส่วนสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจโดยเฉพาะการขยายโอกาสและเปลี่ยนแปลงรูปแบบทางการค้าซึ่งทำให้นักการตลาดสมัยใหม่ต้องสามารถประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อก่อให้เกิดโอกาสและสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันแก่องค์การซึ่งจะส่งผลต่อความก้าวหน้าในอาชีพของตน
ระบบสารสนเทศด้านการผลิตและการดำเนินงาน (production) เป็นกระบวนการแปรรูปทรัพยากรการผลิต เช่น วัตถุดิบแรงงานและพลังงานให้เป็นผลิตภัณฑ์ที่พร้อมในการจัดจำหน่ายแก่ลูกค้าโดยผู้ผลิตต้องพยากรณ์ปริมาณของผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมกับความต้องการของลูกค้าโดยไม่ให้มีจำนวนมากหรือน้อยจนเกินไปตลอดจนควบคุมคุณภาพของผลิตภัณฑ์เป็นที่ต้องการของลูกค้าโดยมีต้นทุนการผลิตที่เหมาะสม ปัจจุบันการขยายตัวของธุรกิจจากการผลิตเข้าสู่สังคมบริการทำให้มีการประยุกต์หลักการของการจัดการผลิตกับงานด้านบริการซึ่งเราจะเรียกการผลิตในหน่วยบริการว่า
“ การดำเนินงาน (operations) ”
โดยที่แหล่งข้อมูลในการผลิตและการดำเนินงานขององค์การมีดังต่อไปนี้
1. ข้อมูลการผลิต / การดำเนินงาน (production/operations data)
2. ข้อมูลสินค้าคงคลัง (inventory data)
3. ข้อมูลจากผู้ขายวัตถุดิบ (supplier data)
4. ข้อมูลแรงงานและบุคลากร (labor force and personnel data)
5. กลยุทธ์องค์การ (corporate strategy)
ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล (human resource information system) หรือ HRIS หรือระบบสานสนเทศสำหรับบริหารงานบุคคล (personnel information system) หรือ PIS เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาให้สนับสนุนการดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคล ตั้งแต่การวางแผน การจ้างงาน การพัฒนาและการฝึกอบรมค่าจ้างเงินเดือนการดำเนินการทางวินัยช่วยให้การบริหารทรัพยากรบุคคลเกิดประสิทธิภาพ
ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรบุคคลจะมีดังนี้
1. ข้อมูลบุคลากรเป็นข้อมูลของสมาชิกแต่ละคนขององค์การซึ่งประกอบด้วยประวัติเงินเดือนและสวัสดิการเป็นต้น
2. ผังองค์การแสดงโครงสร้างองค์การการจัดหน่วยงานและแผนกำลังคนซึ่งแสดงทั้งปริมาณและการจัดสรรทรัพยากรบุคคล
3. ข้อมูลจากภายนอกระบบบริหารทรัพยากรบุคคลมิใช่ระบบปิดที่ควบคุมและดูแลสมาชิกภายในองค์การเท่านั้นแต่จะเกี่ยวข้องกับสภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจสังคมและการเมืองซึ่งต้องการข้อมูลจากภายนอกองค์การ เช่น การสำรวจเงินเดือนอัตราการว่างงานอัตราเงินเฟ้อ เป็นต้นการจัดการทรัพยากรบุคคลเป็นงานสำคัญที่มิใช่เพียงแต่การปฏิบัติงานประจำวันที่เกี่ยวกับการควบคุมดูแลบุคลากรและค่าจ้างแรงงานเท่านั้น แต่ต้องเป็นการดำเนินงานเชิงรุก
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น